Contoh dan Cara Penulisan Proposal Bantuan Dana

Contoh Surat

Membuat proposal terutama proposal untuk permintaan dana memang membutuhkan contoh proposal bantuan dana yang bersumber dari pengalaman para netizen yang sudah melakukannya. Bila tidak, proposal yang diajukan bisa saja dikembalikan karena kurangnya data dukung yang dibutuhkan.

Berikut ini adalah urutan penulisan dan tata letak atau layout dari proposal permintaan bantuan dana yang benar.

Header

Seperti halnya penulisan surat resmi pada umumnya, ada yang dinamakan header. Bagian header ini adalah berisi kop surat dan nama serta alamat tujuan proposal ini diajukan.

Kop Surat

Kop surat untuk proposal permintaan bantuan dana biasanya berisi nama dan alamat institusi yang mengajukan permintaan dana bantuan. Nama harus ditulis dengan jelas dan umumnya menggunakan huruf besar. Di bagian bawahnya ditulis alamat institusi pemohon proposal dengan jelas dilengkapi dengan nomor telepon yang dapat dihubungi.

Pencantuman nomor telepon dapat berupa nomor telepon kantor (fixed phone) atau juga berupa nomor telepon selular yang biasanya dipegang oleh sekretaris dari institusi atau lembaga yang mengirimkan proposal ini. Perlu diperhatikan bahwa nomor telepon ini harus dalam kondisi dapat dihubungi setiap saat, karena pada umumnya instanti termohon terlebih dahulu akan melakukan verifikasi terhadap institusi pemohon dengan menghubungi nomor telpon yang ada dalam kop surat ini. Alternatifnya, Anda dapat juga membubuhkan nomor telpon ini di bagian isi surat.

Jika institusi Anda memiliki logo, cantumkan juga di header ini di bagian kiri atau kanan. Ada ketentuan umum pemberian logo ini, yaitu:

  • logo yang disebelah kiri adalah logo dari insitusi pemohon; dan
  • logo yang disebelah kanan adalah logo dari institusi induk (jika ada).

Jadi misalkan proposal ini diajukan oleh himpunan mahasiswa, maka bagian sebelah kanan adalah logo jurusan atau logo himpunan mahasiswa induk di universitas tersebut.

 

Bagian kop surat ini dibatasi dengan garis tebal untuk membatasi dengan daerah tulisan di-bawahnya.

Tempat dan Waktu Surat

Hal yang tidak boleh dilewatkan dalam penulisan proposal adalah pencatuman waktu dan tempat di mana surat itu diajukan. Penulisannya adalah di bagian rata-kanan surat tepat di-bawah garis pembatas kop surat.

Tempat – Penulisan untuk tempat surat adalah nama kota di mana surat ini di buat. Tidak harus sama dengan nama kota yang ada di header atau alamat institusi pemohon proposal, tapi umumnya memang sama terlebih jika memang surat tersebut ditulis di kota di mana institusi tersebut berada.

Waktu – Penulisan waktu adalah berupa tanggal, bulan, dan Tahun di mana proposal tersebut diajukan setelah sebelumnya dipisahkan dengan tanda koma dari nama kota dari tempat pengajuan surat proposal.

Bila margin kanan dari surat terlalu merapat ke pinggir kanan, Anda dapat menambahkan spasi setelah penulisan tempat dan waktu surat.

Nomor, Keterangan Lampiran, dan Perihal Surat

Setelah penulisan tempat dan waktu, tepat di bawahnya, margin dari penulisan di-ubah menjadi margin-kiri. pada bagian ini ditulis 3 buah komponen penting dari surat yaitu nomor surat, keterangan lampiran, dan perihal surat.

Nomor Surat – Bagian ini terdiri dari angka yang menunjukkan urutan surat keluar sebagai referensi dalam pengarsipan surat yang diajukan oleh pemohon proposal. Bagian ini penting untuk dituliskan karena akan disebutkan dalam surat balasan/jawaban dari proposal yang diajukan.

Tidak ada ketentuan yang cukup baku dalam penulisan nomor surat. Format penulisan nomor surat adalah sepenuhnya mengacu pada ketentuan penulisan nomor surat di institusi pengirim surat proposal.

Lampiran – Keterangan lampiran biasanya hanya ditulis ‘Lampiran’ atau ‘Lamp.’ saja untuk mempersingkat penulisannya di header surat. keterangan lampiran umumnya menunjukkan jumlah lampiran atau dapat juga berupa judul dari jenis lampiran yang disertakan dalam surat.

Perihal Surat – Bagian perihal surat menunjukkan judul dari isi proposal yang diajukan. Penulisan judul harus singkat dan jelas menunjukkan isi bahasan dari surat yang dibuat. Perihal surat dapat hanya ditulis ‘perihal’ atau ‘Hal’ saja.

Isi Surat

Bagian berikutnya dari sebuah proposal permintaan bantuan adalah berupa isi surat. Bagian ini adalah inti dari surat yang akan disampaikan. Bagian ini terdiri dari nama dan alamat tujuan, paragraf surat, dan nama, serta tanda-tangan pemohon.

Nama dan Alamat Tujuan

Bagian ini terdiri dari nama dan alamat kepada siapa surat ini ditujukan sehingga si-penerima proposal dapat memahami kepada siapa surat ini harus disampaikan dan siapa yang berwenang untuk menjawab surat proposal ini.

Nama – Dalam hal penulisan nama dapat berupa nama asli dari termohon proposal atau hanya berupa nama jabatan termohon. Anda dapat langsung menuliskan nama asli jika memang penerima surat adalah perorangan atau sudah diketahui sebelumnya. Adapun bila Anda tidak mengetahui nama pejabat termohon, maka cukup dituliskan nama jabatannya saja.

Alamat – Penulisan dapat berupa penulisan alamat termohon dengan lengkap (ada nama jalan, kota, kodepos) atau hanya cukup menuliskan nama kota termohon saja. Bahkan untuk beberapa kasus di mana termohon dapat saja berada di kota lain yang Anda tidak ketahui, Anda dapat cukup menuliskan alamat dengan menulis ‘di Tempat’ saja. Ini lebih umum untuk menghindari kesalahan penulisan alamat tujuan.

Paragraf Pembuka

Isi dari paragraf pembuka adalah pengucapan salam dan dapat dilanjutkan dengan do’a dan puji syukur serta harapan mengenai kesehatan dan keimanan. Pada umumnya untuk proposal singkat, paragraf pembuka hanya perlu pengucapan salam saja. Salam ini untuk kegiatan umum non-keagamaan biasanya hanya ditulis ‘Dengan Hormat, ‘ saja.

Untuk proposal kegiatan keagamaan, paragraf pembuka diisi dengan salam “Assalamu’alaikum warahmatullah wabarakatuh’ yang ditulis secara lengkat dan diikuti paragraf baru yang berisi pujian kepada Rasullullah (shalawat dan salam) serta do’a kebaikan.

Paragraf Isi

Paragraf pertama dari paragraf isi adalah berupa latar belakang permohonan proposal. Biasanya berupa:

  • Latar belakang kegiatan, kenapa kegiatan ini diadakan. Contoh: Dalam rangka memperingati Dirgahayu kemerdekaan 17 Agustus;
  • Nama kegiatan yang akan dilaksanakan. Contoh: Pertandingan Bola Volley
  • Waktu dan Tempat Kegiatan

Paragraf selanjutnya yang dapat Anda sampaikan adalah argumen mengapa acara ini perlu mendapatkan dukungan dana. Argumen ini ditulis untuk membangkitkan sisi ego dari penerima proposal agar tergugah hatinya untuk turut serta membantu dalam bentuk dana untuk terlaksananya kegiatan dimaksud.

Paragraf Penutup

Paragraf penutup proposal bantuan dana umunya terdiri dari ucapan terima kasih karena termohon proposal sudah meluangkan waktunya untuk membaca surat proposal yang diajukan. Dalam paragraf penutup juga dapat disampaikan harapan-harapan pemohon proposal dan do’a serta harapan umum terhadap termohon proposal.

Dalam bagian paragraf penutup juga dapat di-informasikan mengenai contact person yang dapat dihubungi untuk konfirmasi dan informasi lebih lanjut jika termohon memerlukan informasi yang lebih detail.

Salam penutup disampaikan pada bagian akhir paragraf penutup. Dapat berupa salam keagamaan atau apabila proposal umum dapat cukup dengan menuliskan ‘Hormat Kami’.

Nama dan Tanda Tangan Pemohon

Nama dan tanda tangan pemohon proposal dapat berupa nama penanggungjawab utama dari kegiatan tersebut dan juga dapat ditambahan nama lainnya yang berada dalam jabatan penting di institusi pemohon proposal. Nama yang dapat dicantukan dalam bagian ini adalah:

  • Nama ketua panitia kegiatan;
  • Nama ketua organisasi atau institusi di mana kegiatan ini bernaung;
  • Nama sekretaris organisasi.

Dalam beberapa proposal juga sering dicantumkan adanya nama dan tandatangan ‘saksi’. Umumnya yang diambil sebagai saksi adalah orang yang cukup juga dikenal oleh termohon proposal dan secara tersirat dapat dianggap sebagai ‘referensi’ kepercayaan dari pihak diluar pemohon proposal. Umumnya dituliskan kata ‘Diketahui’, diikuti dengan jabatan, tandatangan, dan nama orang tersebut.

Yang umumnya di-masukkan ke bagian ‘Diketahui’ adalah:

  • Pemimpin daerah setempat, dapat berupa kepala desa, lurah, atau camat.
  • Kepala kepolisian atau militer setempat;
  • Orang lainnya yang ditokohkan.

Footer

Bagian footer dari permohonan proposal bantuan dana dapat berupa keterangan ‘tembusan’ di mana surat ini di-edarkan dan di-arsip atau sekedar diketahui oleh penerimanya. Bagian ‘tembusan’ dapat bersifat opsional atau boleh tidak ada, tapi bisa menjadi penguat bila disebutkan bahwa tembusan ini ditujukan juga ke institusi-institusi lain yang dipercaya oleh kedua belah pihak.

Bagian lain dari footer dapat berupa kop bagian bawah dari surat. Dapat berupa logo, nama, dan alamat institusi termohon tapi dalam format yang lebih kecil.

Kesimpulan

Berikut ini merupakan salah satu contoh proposal permintaan bantuan dana yang secara sederhana ditulis dan dapat Anda jadikan referensi untuk keperluan proposal Anda:

Pada kenyataannya tidak ada ketentuan baku dalam penulisan proposal permintaan bantuan dana. Anda dapat menggunakan petunjuk dalam tulis ini sebagai referensi dan penulisan dibuat sepenuhnya sesuai kebutuhan dan penyesuaian dengan organisasi atau institusi pemohon proposal.

 

No Comments

Leave a Reply